BTW, oftewel Belasting Toegevoegde Waarde, is iets waar je misschien niet altijd bij stilstaat, maar het heeft een grote invloed op praktisch elke aankoop die je doet. Van de koffie die je ‘s ochtends koopt tot de nieuwe schoenen die je online bestelt – overal zit BTW op. Het is een belasting die door de overheid wordt geheven op bijna alle goederen en diensten.
Als je bijvoorbeeld een brood koopt bij de bakker om de hoek, dan is een deel van de prijs die je betaalt BTW. Dit geldt ook voor grotere aankopen zoals elektronica of meubels. Het percentage BTW kan variëren; in Nederland zijn er bijvoorbeeld tarieven van 21% en 9%, afhankelijk van het soort product of dienst. BTW berekenen helpt daarbij om het exacte bedrag uit te rekenen. Dit betekent dat een deel van het geld dat je uitgeeft niet naar de verkoper gaat maar naar de belastingdienst.
Het interessante aan BTW is dat het een ‘zichtbare’ belasting is, maar toch vaak onopgemerkt blijft. Heb je je ooit afgevraagd hoeveel je eigenlijk aan BTW betaalt per jaar? Het kan behoorlijk oplopen, vooral als je regelmatig grote aankopen doet. Hoewel het een extra kostenpost lijkt, is het belangrijk te beseffen dat deze belasting bedoeld is om publieke diensten te financieren waar we allemaal van profiteren.
Het verwerken van btw als ondernemer
Als ondernemer krijg je nog meer te maken met BTW. Je moet namelijk niet alleen BTW betalen over je eigen aankopen, maar ook BTW in rekening brengen aan je klanten. Dit betekent dat je nauwkeurig moet bijhouden hoeveel BTW je ontvangt en hoeveel je zelf betaalt. Dit heet het heffen en afdragen van BTW.
Elke keer dat je een factuur stuurt, moet daarop duidelijk vermeld staan hoeveel BTW er gerekend wordt. Dit lijkt misschien een simpele taak, maar het kan soms best complex zijn, vooral als je verschillende producten of diensten aanbiedt met verschillende BTW-tarieven. En dan hebben we het nog niet eens gehad over internationale handel, waarbij weer andere regels kunnen gelden.
Wanneer betaal je dan eigenlijk deze BTW aan de belastingdienst? Dit hangt af van hoe groot jouw onderneming is en wat jouw omzet is. Veel ondernemers moeten elk kwartaal hun BTW-aangifte doen, waarin ze precies aangeven hoeveel BTW ze hebben ontvangen en hoeveel ze zelf hebben betaald. Het verschil tussen deze twee bedragen moet vervolgens betaald worden aan de belastingdienst.
Wanneer betaal je btw?
Het moment waarop je BTW moet betalen varieert dus. Voor veel kleine ondernemers is dit elk kwartaal, maar voor grotere bedrijven kan dit maandelijks zijn. Dit betekent dat je een goede administratie moet bijhouden om te voorkomen dat je fouten maakt in je aangifte. Fouten kunnen namelijk leiden tot boetes en extra kosten.
Het kan ook voorkomen dat je in bepaalde maanden meer hebt betaald aan BTW dan dat je hebt ontvangen. In zulke gevallen kun je geld terugkrijgen van de belastingdienst. Dit maakt het systeem eerlijker en zorgt ervoor dat ondernemers niet onnodig belast worden.
Hoe je btw kunt terugvorderen
Het terugvorderen van BTW is een belangrijk aspect voor veel ondernemers. Stel dat je veel investeert in nieuwe apparatuur of voorraad, dan betaal je daarover natuurlijk ook BTW. Deze betaalde BTW kun je vervolgens terugvragen via jouw BTW-aangifte. Het is alsof je een deel van jouw kosten weer terugkrijgt.
Dit proces heet voorbelasting en werkt als volgt: wanneer jij jouw kwartaal- of maandelijkse aangifte doet, geef je hierin ook aan hoeveel BTW jij zelf hebt betaald over zakelijke uitgaven. Dit bedrag trek je af van de ontvangen BTW die jij van jouw klanten hebt gekregen. Het verschil draag jij af aan de belastingdienst of krijg jij terugbetaald als dit in jouw voordeel uitvalt.
Het klinkt misschien als een hoop gedoe, maar met een goed boekhoudprogramma en wat discipline wordt dit al snel routine. Vergeet niet om alle bonnen en facturen goed te bewaren, want die heb je nodig om jouw aangifte te onderbouwen. En als er iets niet klopt? Dan kun jij dit direct corrigeren zonder in de problemen te komen bij een eventuele controle door de belastingdienst.
Veelgemaakte fouten en hoe ze te vermijden
Het verwerken van BTW kan behoorlijk ingewikkeld zijn, waardoor fouten makkelijk gemaakt zijn. Een veelvoorkomende fout is bijvoorbeeld het vergeten van bepaalde facturen of bonnen in jouw administratie op te nemen. Hierdoor klopt jouw aangifte niet en kun jij mogelijk te veel betalen of juist te weinig ontvangen.
Een andere fout is het verkeerd toepassen van de verschillende BTW-tarieven. Zoals eerder genoemd zijn er verschillende tarieven voor verschillende producten en diensten. Zorg ervoor dat jij altijd het juiste tarief hanteert om problemen te voorkomen. Gebruik eventueel rekenhulpmiddelen of software die jou hierbij kunnen helpen.
Tot slot: wees niet bang om hulp te vragen als jij er zelf niet uitkomt. Een goede boekhouder kan jou helpen om jouw administratie op orde te krijgen en houden. Dit kan jou uiteindelijk tijd, geld en frustratie besparen.
